هر سازمان و یا شركت ، یك نهاد اجتماعی است كه مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستمهای فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد . در گذشته ، هنگامی كه محیط نسبتا باثبات بود بیشتر سازمانها برای بهره‌برداری از فرصتهای پیش‌آمده به تغییرات تدریجی و اندك اكتفا می‌كردند ؛ اما با گذشت زمان ، در سراسر دنیا سازمانها دریافته‌اند كه تنها تغییرات تدریجی راهگشای مشكلات كنونی آنان نیست و گاهی برای بقای سازمان لازم است تغییراتی به صورتی اساسی و زیربنایی در سازمان ایجاد شود . امروزه در سراسر دنیا این تغییرات انقلابی را با نام مهندسی مجدد می شناسند ؛ مهندسی مجدد (BPR) روندی است كه در آن وظیفه‌های فعلی سازمان جای خود را با فرایندهای اصلی كسب‌وكار عوض كرده و بنابراین ، سازمان از حالت وظیفه‌گرایی به سوی فرایند‌محوری حركت می‌كند . همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند كسب‌وكار و كاهش هزینه‌ها و درنتیجه رقابتی‌تر شدن سازمان می‌گردد .
مهندسی مجدد یعنی آغازی دوباره ، فرصتی دیگر برای بازسازی فرایندها و دوباره‌سازی روشهای كار . مهندسی دوباره به‌معنای كنار گذاشتن بخش بزرگی از دانش و یافته‌های صدسال اخیر مدیریت صنعتی و شكستن فرضیات و قواعد قبول‌‌شده داخل سازمان است . در این رویكرد ، روش انجام كار در دوره تولید انبوه و عنوانهای كهن و ترتیبات سازمانی گذشته همچون بخش‌بندی اداره ، شرح وظایف ، و استانداردسازی از اهمیت می‌افتند ؛ آنها ساخته دوره‌ای هستند كه دیگر سپری شده است . اساس مهندسی مجدد بر بررسیهای مرحله‌ای و حذف مقررات كهنه و تصورات بنیادینی استوار است كه زمینه‌ساز عملكرد كسب‌وكار كنونی‌اند . اكثر شركتها انباشته از مقررات نانوشته‌ای هستند كه از دهه‌های پیشین بر‌جا مانده‌اند . این مقررات بر پایه فرضهایی درباره فناوری ، كارمندان و اهداف سازمان به‌‌وجود آمده‌اند كه دیگر كاربردی ندارند ؛ تا هنگامی كه این شركتها اینگونه مقررات را از سر خود باز نكنند هرگونه بازسازی و نوسازی بی‌تاثیر بوده و همانند گردگیری میز و صندلیها در ساختمانهای ویرانه خواهد بود .
مهندسی مجدد عبارت است از بازاندیشی بنیادین و ریشه‌ای فرایندها برای دستیابی به پیشرفتی شگفت‌انگیز در معیارهای حساسی چون كیفیت و سرعت خدمات . اگر تنها یك سرانجام غیرقابل‌‌قبول وجود داشته باشد آن است كه همه شركتها و سازمانها و از جمله دولتها امروزه ناچارند كه خود را از نو تعریف كنند . نیروهای زیربنایی نقش‌آفرین كنونی روشن‌تر از آن هستند كه دست از آینده بردارند . سازمانهای تازه ، شركتهایی خواهند بود كه به‌طور مشخص برای بهره‌برداری در جهان امروز و فردا طراحی می‌شوند و نهادهایی نیستند كه از یك دوران اولیه و باشكوه كه ربطی به امروز ندارند انتقال یابند .
در مهندسی مجدد اعتقاد براین است كه مهندسی مجدد را نمی‌توان با گامهای كوچك و محتاط به اجرا درآورد . این قضیه همان قضیه صفر یا یك است ؛ به عبارت دیگر یا تغییری تحقق نیابد و یا در صورت تحقق از ریشه و بنیان تغییر حاصل گردد . مهندسی مجدد به این معنا نیست كه آنچه را كه از پیش وجود دارد ترمیم كنیم یا تغییراتی اضافی بدهیم و ساختارهای اصلی را دست نخورده باقی بگذاریم ؛ مهندسی مجدد یعنی از نقطه صفر شروع كردن ، یعنی به كنار نهادن روشهای قدیمی و افكندن نگاهی نو به كار .
مهندسی مجدد در پی اصلاحات جزیی و وصله‌كاری وضعیت موجود و یا دگرگونیهای گسترشی كه ساختار و معماری اصلی سازمان را دست‌نخورده باقی می‌گذارد ، نخواهد بود . مهندسی مجدد در پی آن نیست كه نظام موجود را بهبود بخشیده و نتیجه كار را بهتر كند . مهندسی مجدد به معنای ترك كردن روشهای دیرپا و كهنه و دستیابی به روشهای تازه‌ای است كه برای تولید كالاها و خدمات شركت و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند . شركتها باید از خود بپرسند اگر با آگاهیهای گسترده امروزی و در اختیار داشتن فناوریهای نوین می خواستیم شركتی برپا كنیم ، آنرا چگونه می‌ساختیم .
مهندسی مجدد را با نامهای متفاوتی می‌توان شناخت ، نامهایی از قبیل طراحی مجدد فرایندهای اصلی (كالپان و مورداك) ، نوآوری فرایندی (داونپورت) ، طراحی مجدد فرایندهای كسب‌وكار (داونپورت و شورت ، ابلنسكی) ، مهندسی مجدد سازمان (لوونتال ، هامر و چمپی) ، طراحی مجدد ریشه‌ای (جوهاتسون) و معماری مجدد سازمان (تالوار) همگی از نامهایی هستند كه مقوله مهندسی مجدد را معرفی كرده‌اند .
پس چنانچه از ما خواسته شود تعریف كوتاهی از مهندسی مجدد به عمل آوریم پاسخ می‌دهیم :
همه چیز را از نو آغاز كردن .
در گام آتی از تاریخچه مهندسی مجدد خواهیم گفت ...
●گام اول
▪تاریخچه مهندسی مجدد به چه زمانی باز می‌گردد ؟
پیش‌زمینه مهندسی مجدد طرح مطالعاتی مدیریت در دهه نود دانشگاه انستیتوی تكنولوژی ماساچوست (MIT) بوده است . مایكل همر نخستین نظریه‌پردازی است كه مفهوم مهندسی مجدد را مطرح كرد ؛ او با مقاله اتوماسیون كارساز نیست ، فعالیتهای زاید را حذف كنید ، در مجله Harvard Business Review در سال ۱۹۹۱ ، مهندسی مجدد را به جهان دانش مدیریت معرفی كرد . سپس كتاب مهندسی مجدد ، منشور انقلاب سازمانی را با كمك جیمز چمپی در سال ۱۹۹۳ نوشت و مهندسی مجدد را در قالب یك تئوری تشریح كرد .
مهندسی مجدد مشهورترین و جنجال برانگیزترین نظریه مدیریتی در طول سالهای اخیر بوده است . مهندسی مجدد ، اصل مشهور و چندصدساله تقسیم كار آدام اسمیت را به‌آسانی نقض نمود . مباحث بسیاری پیش از سال ۱۹۹۱ در خصوص بازسازی سازمان و مدیریت مطرح بود مثل بهبود سازمان مدیریت ، مدیریت تغییر ، كایزن ، مدیریت كیفیت فراگیر ، نوآوری و ... كه مدیران و نظریه‌پردازان مدیریت را به خود مشغول كرده بود ؛ اما آنچه كه مهندسی مجدد را از سایر متدهای مدیریتی پیش از خود متمایز ساخت و آنرا به عنوان یك تئوری انقلابی در سازمانها و مباحث مدیریتی مطرح كرد شیوه بدیع مهندسی مجدد بود كه براساس بررسی و اصلاح فرایند طرح‌ریزی می‌شد .
در گام آتی شماری از ویژگیها و مزایای مهندسی مجدد را برخواهیم شمرد ...
●گام دوم
▪ویژگیها و مزایای مهندسی مجدد كدامند ؟
در تعریف مهندسی مجدد از اهمیت كاركردی آن و نقش رو به گسترش مهندسی مجدد در دنیای امروز سخن گفتیم ؛ در این گام چند نمونه از مزایا و ویژگیهای مهندسی مجدد را برمی‌شمریم :
۱- یکپارچگی مشاغل : اساسی‌ترین وجه مشترکی که در اثر مهندسی مجدد پیدا می‌شود حذف خط مونتاژ است . بسیاری از مشاغل و وظایف مشخص گذشته در هم ادغام و یکی می‌شوند . در همه سازمانهایی که به مهندسی مجدد دست می‌زنند وظایف جداگانه خدمت به مشتری ، در یک پست گرد آمده و مسئول مشخصی در آن مشغول به کار می‌شود.
۲- کارمند‌محوری : شرکت‌هایی که مهندسی مجدد را بکار بسته‌اند فرایندهای کار را نه تنها به صورت افقی بلکه به صورت عمودی به یكدیگر فشرده‌اند . فشردگی عمودی ساختار شرکت بدین معنیست که کارکنان شرکت ، دیگر نیاز ندارند تا مانند گذشته برای کسب تکلیف همواره به سوی بالای هرم مدیریت بنگرند . اینک فرایند کار در دستیابی به تاخیر کمتر ، هزینه کمتر ، پاسخ‌گویی بهتر و سریعتر به مشتری و تواناتر شدن کارکنان در انجام مسئولیتهاشان خلاصه می‌شود .
۳- جریان طبیعی فرایندها : مهندسی مجدد سبب می‌شود تا روند طبیعی پیشرفت کار ، جایگزین دستورهای ساختگی و از پیش‌نهاده ، شود . این امر موجب می‌گردد که چندین مرحله همزمان با هم پیش روند ؛ همچنین زمان‌های تلف شده میان پایان یک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف می‌گردد .
۴- ارجاع منطقی امور : ویژگی مهندسی مجدد عبور کار از مرزهای سازمانی است ، در سازمانهای سنتی ، انجام کار برعهده متخصصان سازمان است اما در مهندسی مجدد ارتباط بین فرایند و سازمانها کاملا دگرگون می‌شود .
۵- کاهش بازرسی و کنترل : مهندسی مجدد به جای کنترل دقیق کارهای در حال اجرا به بازرسی نهایی پرداخته و موارد جزئی را نادیده می‌گیرد . این نظام بازرسی و کنترل بیش از پیش‌گیری از تخلفات ، با کاستن شگفت‌آور هزینه ، به هدف نهایی کنترل کمک می‌نماید .
۶- کاهش موارد اختلاف : یکی دیگر از امتیازهای مهندسی مجدد ، کاستن از موارد حل اختلاف است ؛ در این فرایند ، تماسها و دریافت اسناد گوناگون از بیرون به کمترین اندازه می‌رسد و در نتیجه امکان ایجاد اختلاف و برخورد کمتر می‌شود .
۷- امکان ایجاد تمرکز و تمرکززدایی : شرکت‌هایی که به مهندسی مجدد سازمان دست زده‌اند ، توان ترکیب و بهره‌گیری از امتیازهای تمرکز و عدم‌تمرکز بصورت همزمان در یک فرایند را یافته‌اند . فناوری اطلاعات به شرکت‌ها این امکان را داده است تا واحدهای مختلف ، همانند سازمانهای کاملا مستقل عمل نمایند ؛ در حالی که در همان حال ، داشتن پایگاه کامپیوتری که حاوی همه اطلاعات موجود در شرکت است مزایای سازمانهای متمرکز را نیز برای سازمان به ارمغان می‌آورد .
در گام آتی انواع تغییرات ناشی از پیاده‌سازی مهندسی مجدد را بیان می نماییم ...
پایگاه جامع مهندسی صنایع ایران
مهندسی مجدد یعنی آغازی دوباره ، فرصتی دیگر برای بازسازی فرایندها و دوباره‌سازی روشهای كار . مهندسی دوباره به‌معنای كنار گذاشتن بخش بزرگی از دانش و یافته‌های صدسال اخیر مدیریت صنعتی و شكستن فرضیات و قواعد قبول‌‌شده داخل سازمان است . در این رویكرد ، روش انجام كار در دوره تولید انبوه و عنوانهای كهن و ترتیبات سازمانی گذشته همچون بخش‌بندی اداره ، شرح وظایف ، و استانداردسازی از اهمیت می‌افتند ؛ آنها ساخته دوره‌ای هستند كه دیگر سپری شده است . اساس مهندسی مجدد بر بررسیهای مرحله‌ای و حذف مقررات كهنه و تصورات بنیادینی استوار است كه زمینه‌ساز عملكرد كسب‌وكار كنونی‌اند . اكثر شركتها انباشته از مقررات نانوشته‌ای هستند كه از دهه‌های پیشین بر‌جا مانده‌اند . این مقررات بر پایه فرضهایی درباره فناوری ، كارمندان و اهداف سازمان به‌‌وجود آمده‌اند كه دیگر كاربردی ندارند ؛ تا هنگامی كه این شركتها اینگونه مقررات را از سر خود باز نكنند هرگونه بازسازی و نوسازی بی‌تاثیر بوده و همانند گردگیری میز و صندلیها در ساختمانهای ویرانه خواهد بود .
مهندسی مجدد عبارت است از بازاندیشی بنیادین و ریشه‌ای فرایندها برای دستیابی به پیشرفتی شگفت‌انگیز در معیارهای حساسی چون كیفیت و سرعت خدمات . اگر تنها یك سرانجام غیرقابل‌‌قبول وجود داشته باشد آن است كه همه شركتها و سازمانها و از جمله دولتها امروزه ناچارند كه خود را از نو تعریف كنند . نیروهای زیربنایی نقش‌آفرین كنونی روشن‌تر از آن هستند كه دست از آینده بردارند . سازمانهای تازه ، شركتهایی خواهند بود كه به‌طور مشخص برای بهره‌برداری در جهان امروز و فردا طراحی می‌شوند و نهادهایی نیستند كه از یك دوران اولیه و باشكوه كه ربطی به امروز ندارند انتقال یابند .
در مهندسی مجدد اعتقاد براین است كه مهندسی مجدد را نمی‌توان با گامهای كوچك و محتاط به اجرا درآورد . این قضیه همان قضیه صفر یا یك است ؛ به عبارت دیگر یا تغییری تحقق نیابد و یا در صورت تحقق از ریشه و بنیان تغییر حاصل گردد . مهندسی مجدد به این معنا نیست كه آنچه را كه از پیش وجود دارد ترمیم كنیم یا تغییراتی اضافی بدهیم و ساختارهای اصلی را دست نخورده باقی بگذاریم ؛ مهندسی مجدد یعنی از نقطه صفر شروع كردن ، یعنی به كنار نهادن روشهای قدیمی و افكندن نگاهی نو به كار .
مهندسی مجدد در پی اصلاحات جزیی و وصله‌كاری وضعیت موجود و یا دگرگونیهای گسترشی كه ساختار و معماری اصلی سازمان را دست‌نخورده باقی می‌گذارد ، نخواهد بود . مهندسی مجدد در پی آن نیست كه نظام موجود را بهبود بخشیده و نتیجه كار را بهتر كند . مهندسی مجدد به معنای ترك كردن روشهای دیرپا و كهنه و دستیابی به روشهای تازه‌ای است كه برای تولید كالاها و خدمات شركت و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند . شركتها باید از خود بپرسند اگر با آگاهیهای گسترده امروزی و در اختیار داشتن فناوریهای نوین می خواستیم شركتی برپا كنیم ، آنرا چگونه می‌ساختیم .
مهندسی مجدد را با نامهای متفاوتی می‌توان شناخت ، نامهایی از قبیل طراحی مجدد فرایندهای اصلی (كالپان و مورداك) ، نوآوری فرایندی (داونپورت) ، طراحی مجدد فرایندهای كسب‌وكار (داونپورت و شورت ، ابلنسكی) ، مهندسی مجدد سازمان (لوونتال ، هامر و چمپی) ، طراحی مجدد ریشه‌ای (جوهاتسون) و معماری مجدد سازمان (تالوار) همگی از نامهایی هستند كه مقوله مهندسی مجدد را معرفی كرده‌اند .
پس چنانچه از ما خواسته شود تعریف كوتاهی از مهندسی مجدد به عمل آوریم پاسخ می‌دهیم :
همه چیز را از نو آغاز كردن .
در گام آتی از تاریخچه مهندسی مجدد خواهیم گفت ...
●گام اول
▪تاریخچه مهندسی مجدد به چه زمانی باز می‌گردد ؟
پیش‌زمینه مهندسی مجدد طرح مطالعاتی مدیریت در دهه نود دانشگاه انستیتوی تكنولوژی ماساچوست (MIT) بوده است . مایكل همر نخستین نظریه‌پردازی است كه مفهوم مهندسی مجدد را مطرح كرد ؛ او با مقاله اتوماسیون كارساز نیست ، فعالیتهای زاید را حذف كنید ، در مجله Harvard Business Review در سال ۱۹۹۱ ، مهندسی مجدد را به جهان دانش مدیریت معرفی كرد . سپس كتاب مهندسی مجدد ، منشور انقلاب سازمانی را با كمك جیمز چمپی در سال ۱۹۹۳ نوشت و مهندسی مجدد را در قالب یك تئوری تشریح كرد .
مهندسی مجدد مشهورترین و جنجال برانگیزترین نظریه مدیریتی در طول سالهای اخیر بوده است . مهندسی مجدد ، اصل مشهور و چندصدساله تقسیم كار آدام اسمیت را به‌آسانی نقض نمود . مباحث بسیاری پیش از سال ۱۹۹۱ در خصوص بازسازی سازمان و مدیریت مطرح بود مثل بهبود سازمان مدیریت ، مدیریت تغییر ، كایزن ، مدیریت كیفیت فراگیر ، نوآوری و ... كه مدیران و نظریه‌پردازان مدیریت را به خود مشغول كرده بود ؛ اما آنچه كه مهندسی مجدد را از سایر متدهای مدیریتی پیش از خود متمایز ساخت و آنرا به عنوان یك تئوری انقلابی در سازمانها و مباحث مدیریتی مطرح كرد شیوه بدیع مهندسی مجدد بود كه براساس بررسی و اصلاح فرایند طرح‌ریزی می‌شد .
در گام آتی شماری از ویژگیها و مزایای مهندسی مجدد را برخواهیم شمرد ...
●گام دوم
▪ویژگیها و مزایای مهندسی مجدد كدامند ؟
در تعریف مهندسی مجدد از اهمیت كاركردی آن و نقش رو به گسترش مهندسی مجدد در دنیای امروز سخن گفتیم ؛ در این گام چند نمونه از مزایا و ویژگیهای مهندسی مجدد را برمی‌شمریم :
۱- یکپارچگی مشاغل : اساسی‌ترین وجه مشترکی که در اثر مهندسی مجدد پیدا می‌شود حذف خط مونتاژ است . بسیاری از مشاغل و وظایف مشخص گذشته در هم ادغام و یکی می‌شوند . در همه سازمانهایی که به مهندسی مجدد دست می‌زنند وظایف جداگانه خدمت به مشتری ، در یک پست گرد آمده و مسئول مشخصی در آن مشغول به کار می‌شود.
۲- کارمند‌محوری : شرکت‌هایی که مهندسی مجدد را بکار بسته‌اند فرایندهای کار را نه تنها به صورت افقی بلکه به صورت عمودی به یكدیگر فشرده‌اند . فشردگی عمودی ساختار شرکت بدین معنیست که کارکنان شرکت ، دیگر نیاز ندارند تا مانند گذشته برای کسب تکلیف همواره به سوی بالای هرم مدیریت بنگرند . اینک فرایند کار در دستیابی به تاخیر کمتر ، هزینه کمتر ، پاسخ‌گویی بهتر و سریعتر به مشتری و تواناتر شدن کارکنان در انجام مسئولیتهاشان خلاصه می‌شود .
۳- جریان طبیعی فرایندها : مهندسی مجدد سبب می‌شود تا روند طبیعی پیشرفت کار ، جایگزین دستورهای ساختگی و از پیش‌نهاده ، شود . این امر موجب می‌گردد که چندین مرحله همزمان با هم پیش روند ؛ همچنین زمان‌های تلف شده میان پایان یک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف می‌گردد .
۴- ارجاع منطقی امور : ویژگی مهندسی مجدد عبور کار از مرزهای سازمانی است ، در سازمانهای سنتی ، انجام کار برعهده متخصصان سازمان است اما در مهندسی مجدد ارتباط بین فرایند و سازمانها کاملا دگرگون می‌شود .
۵- کاهش بازرسی و کنترل : مهندسی مجدد به جای کنترل دقیق کارهای در حال اجرا به بازرسی نهایی پرداخته و موارد جزئی را نادیده می‌گیرد . این نظام بازرسی و کنترل بیش از پیش‌گیری از تخلفات ، با کاستن شگفت‌آور هزینه ، به هدف نهایی کنترل کمک می‌نماید .
۶- کاهش موارد اختلاف : یکی دیگر از امتیازهای مهندسی مجدد ، کاستن از موارد حل اختلاف است ؛ در این فرایند ، تماسها و دریافت اسناد گوناگون از بیرون به کمترین اندازه می‌رسد و در نتیجه امکان ایجاد اختلاف و برخورد کمتر می‌شود .
۷- امکان ایجاد تمرکز و تمرکززدایی : شرکت‌هایی که به مهندسی مجدد سازمان دست زده‌اند ، توان ترکیب و بهره‌گیری از امتیازهای تمرکز و عدم‌تمرکز بصورت همزمان در یک فرایند را یافته‌اند . فناوری اطلاعات به شرکت‌ها این امکان را داده است تا واحدهای مختلف ، همانند سازمانهای کاملا مستقل عمل نمایند ؛ در حالی که در همان حال ، داشتن پایگاه کامپیوتری که حاوی همه اطلاعات موجود در شرکت است مزایای سازمانهای متمرکز را نیز برای سازمان به ارمغان می‌آورد .
در گام آتی انواع تغییرات ناشی از پیاده‌سازی مهندسی مجدد را بیان می نماییم ...
پایگاه جامع مهندسی صنایع ایران
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر