هدف جلسه را مشخص کنید: اینکه جلسه باید هدفمند باشد در نگاه اول مشخص است. اما آیا هدف مورد نظر شما از جلسه مانند اهداف دیگر حاضرین جلسه است؟ آیا اهداف برای همه شفاف است و در آن کلی گویی نیست؟ معمولا اهداف جلسه اشتراک اطلاعات، کسب اطلاعات یا اخذ تصمیم در مورد یک موضوع می باشد. البته جلسه می تواند اهداف دیگری هم داشته باشد و یا ترکیبی از اهداف باشد که فارغ از آن، مشخص بودن هدف باعت می شود که جلسه موثرتر برگزار گردد.
اگر هدف اشتراک اطلاعات است باید تعیین شده باشد که چه اطلاعاتی و تا چه سطحی. به عنوان مثال وقتی می گوییم باید وضعیت پروژه را در جلسه به اطلاع حاضرین برسد یک جمله کلی بیان کردیم. بایدمشخص شود چه اطلاعاتی و با چه جزئیاتی. این هدف می تواند تبدیل شود به یک چک لیست که شامل اطلاعات مواردی مانند میزان نفر ساعت هزینه شده، هزینه های جانبی، ریسک های فعال، ریسک های احتمالی، مشکلات فاز یک، نتایج جلسه هفته گذشته با کارفرما و … همانطور که مشاهده کردید به راحتی اطلاعات وضعیت پروژه شکسته شد به یکسری موارد که عدم بیان آنها در جلسه باعث نقص در اطلاعات و دوباره کاری خواهد شد. همچنین این شکستن اطلاعات باعث می شود که بدانیم در مورد چه اطلاعاتی نباید حرف زد. وقتی در لیست، صحبتی از احتمال عدم پرداخت حقوق ماه بعد نشده است، پس گزارش دهنده فراموش نمی کند که حاضرین را نگران نکند!
اگر هدف جلسه کسب اطلاعات باشد نیز به همین طریق باید مشخص شود چه اطلاعاتی باید کسب شود و با چه سطح از جزئیات. زمانی که این اهداف با سطح جزئیات مناسب مشخص گردد می توان برای نیل به آن مسیر جلسه را طراحی و بر اساس آن حرکت کرد.
اگر هم هدف جلسه اخد تصمیم می باشد با برجسته کردن این هدف برای حاضرین جلسه می توانید از منحرف شدن مسیر جلسه جلوگیری کرده و از ایشان خواست تنها مواردی را که به اخذ تصمیم کمک می کند را بیان و بررسی کنند. علاوه بر این، اهداف جلسه سنگ محک کفایت جلسه می باشند و می توان زمانی که اهداف محقق شد جلسه را خاتمه داد. بارها پیش آمده که جلساتی را دیده ام که اهداف جلسه محقق شده اما به دلیل مشخص نبودن آنها حاضرین به بیان جملات تکراری پرداخته اند.
جلسه را نیاز سنجی کنید: پس از مشخص شدن اهداف جلسه، باید این سئوال مطرح شود که آیا تحقق این اهداف تنها از طریق جلسه امکانپذیر است؟ آیا راه کم هزینه و بهینه تری وجود ندارد؟ یا اهداف و شرایط به نحوی هستند که بهترین راه رسیدن به آن برگزاری جلسه است؟
فرض کنید هدف جلسه تنها انتشار یک سری اطلاعات است. شاید به جای برگزاری جلسه که محدود به زمان و مکان است، می توان اطلاعات را از طریق یک مدیای دیجیتال به مخاطب ارائه کرد که در این حالت مخاطبین هر زمان که لازم باشد می توانند به آن مراجعه کنند. در بعضی موارد هم که هدف کسب اطلاعات است و معمولا به چندین نوبت جلسه نیاز است، می توان تعدادی از جلسات را با رد و بدل نمودن پرسشنامه جایگزین کرد. حتی برای جلسات تصمیم گیری که این نوع جلسات هم ممکن است به صورت متوالی برگزار شوند می توان به گزینه هایی مانند فروم و شبکه های اجتماعی برای رد و بدل کردن اطلاعات فکر کرد.
تاکید می کنم این جملات به آن معنی نیست که بهتر است جلسه برگزار نکنیم، بلکه منظور این است که ممکن برای تحقق هدف وسیله ای مناسب تر از جلسه وجود داشته باشد که منطقی است ما بهترین را انتخاب کنیم.
حاضرین جلسه را انتخاب کنید: پس از اینکه اهداف جلسه مشخص شد باید بر اساس آن اهداف، افرادی را که می توانند به تحقق اهداف کمک کنند را انتخاب کنید. نکته بسیار مهمی که باید همیشه به آن توجه داشته باشید این است که از حضور افرادی که در دستیابی به اهداف جلسه موثر نیستند خودداری کنید. به دو دلیل:۱) حضور هر فرد در جلسه باعث بالا رفتن هزینه جلسه می شود. ۲) کنترل و مدیریت جلسه فرایندی انرژی بر است و هر چه قدر حاضرین جلسه بیشتر باشد این کار مشکل تر است. حال اجاره بدهید چند نکته مهم را در مورد انتخاب حاضرین جلسه عرض کنم.
درست است که نباید حاضرین بر اساس اهداف جلسه انتخاب شوند اما حضور بعضی افراد حتی اگر نتوانند در جهت دستیابی به اهداف به طور مستقیم موثر باشند می تواند در اثر بخشی جلسه تاثیر گزار باشد. به عنوان مثال در یک جلسه کارشناسی که معمولا افراد این جلسه جوان هم هستند و احتمال می رود بواسطه جوانی و هم سطح بودن این افراد در سازمان جلسه بیش از حد به حاشیه برود. می توان با حضور یک مدیر، کارشناسان را کنترل کرد. یا حضور یک خانم در جلسه ای که تماما آقا هستند و فردای روز جلسه قرار است داربی برگزار شود می تواند از کری خوانیهای مردانه جلوگیری کند. اما باید مراقب باسید که این افراد با ارائه نظرات غیر کارشناسانه جلسه را گمراه نکنند.
- اگر جلسه از افرادی با رده های مختلف سازمانتشکیل شده، باید رده های بالا توجیه شوند که ناخواسته جایگاه آنها در هدایت جلسه تاثیر گزار نباشد و افراد کارشناس هم توجیه باشند که در صورتی که فکر می کنند نظراتشان از نظر مدیران بهتر است، از نظر خود دفاع کرده و به واسطه ترس از یا احترام به جایگاه مدیران سکوت نکنند.
- جلساتی که تعداد حاضرین آنها کمتر است بهتر مدیریت می شوند و اما تصمیات اخذ شده در آنها جامعیت کمتری دارد. در این شرایط شما باید حساب کتاب کنید که کدام روش بهتر است.
زمان جلسه را انتخاب کنید: متاسفانه در انتخاب زمان جلسه بیشتر زمانهای آزاد حاضرین در جلسه مورد توجه قرار می گیرد و گاهی هم تنها زمان مدیران ارشد سازمان. هر چند این مورد مهم بوده و گاهی یکی از محدودیتهای تعیین کننده می باشد اما باید به شرایط ذهنی و جسمی حاضرین در جلسه هم توجه داشت. جلسه ای که قرار است طی آن در مورد یک موضوع مهم سازمان تصمیم گیری شود اگر برای انتهای وقت کاری هماهنگ شود و همه حضار در طول روز خسته و کوفته شده باشند، از بازدهی مناسبی برخوردار نخواهد بود. یا اگر جلسه ای که احتمال می رود طولانی شود را در پیش از یک جلسه مهم دیگر هماهنگ کنید،شاید جلسه بدون نتیجه گیری بماند و موکول شود برای زمانی دیگر، در واقع دچار دوباره کاری شدید زیرا باید مقداری هزینه صرف شود تا حاضرین در فاصله بین دو جلسه روند صحبتهای جلسه قبل را فراموش نکنند. با اینکه نمی شود نسخه جامعی برای زمان جلسات پیچید اما شاید بکاربردن نکات ذیل مفید باشد.
- جلساتی که باید در آن تصمیم گیری شود را در زمانی هماهنگ کنید که حضار از نظر ذهنی خسته نباشند. اول وقت کاری مناسب است حتی شاید صرف صبحانه در جلسات باعث انگیزه حاضرین شود. جلساتی که قرار است در آن اطلاعات منتشر شود را می توانید در انتهای ساعت اداری هماهنگی کرد. زیرا اگر افرادی هم در جلسه چرتشان گرفت می توانند اطلاعات را از طریق مطالعه گزارش بدست آورند.
- سعی کنید زمان جلسه سریعا پس از ناهار، مسابقات ورزشی و جسله پیشین نباشد.
- مدت زمان جلسه بیش از دوساعت کارایی را کاهش می دهد، اگر مجبورید کمی استراحت بین جلسه لازم است.
مکان جلسه را انتخاب کنید: باز هم متاسفانه سازمانهای در انتخاب مکان جلسه با محدودیت روبرو هستند و معمولا اولین مکان خالی بهترین مکان جلسه است! اما مناسب بودن اتاق جلسه از نظر دما، تهویه هوا، راحتی صندلی ها برای جلسات طولانی بسیار با اهمیت است. البته توجه داشته باشید که می شود جلسات کوتاه را سرپایی در محوطه باز شرکت یا در کافی شاپ آن طرف خیابان نیز می توان برگزار کرد.
نقش های جلسه را مشخص کنید: هر جلسه، حده‌اقل به دو نقش نیاز دارد. رئیس و دبیر جلسه. البته یک نفر می تواند این دو نقش را برعهده داشته باشند. اما به دلیل نیاز به تمرکز بهتر است هر نقش را به یک نفر اختصاص دهید. باید توجه داشت که بسته به نوع ، نیاز و شرایط جلسه، نقش‌های دیگری را می توان برای جلسه تعریف کرد.
دبیر جلسه: ایشان مسئول انجام و پیگیری فعالیت های ذیل می باشد.
- تهیه دستور جلسه
- آماده سازی تجهیزات مورد نیاز برای جلسه
- ثبت نتایج جلسه
- تهیه صورت جلسه
- ارسال دستور جلسه و صورتجلسات برای حاضرین
از آنجا که دبیر جلسه مسئول ثبت نتایج جلسات می باشد و با توجه به موارد فوق دبیر جلسه باید فردی با دقت بوده و کیفیت کارش مناسب باشد.
رئیس جلسه: ایشان مسئول انجام و پیگیری فعالیت های ذیل می شود.(این موارد در مطالبی به عنوان اقدامات حین جلسه مورد بحث قرار می گیرید.)
- آغاز جلسه
- مدیریت جلسه
- مدیریت و کنترل زمان جلسه
- جلوگیری از تعارض ها در جلسه
- نتیجه گیری و خاتمه جلسه
- …
رئیس جلسه باید فردی با تواناییهای مدیریتی باشد، ایشان نباید تحت تاثیر جایگاه خود و دیگر حاضرین در جلسه قرار گرفته و در انجام مسئولیت مدیریت جلسه خود تحت تاثیر قرار بگیرد. توصیه می شود ایشان فردی با تجربه در سازمان باشد اما تجربه اینجانب اثبات کرده است که اولویت برای انتخاب این فرد مدیریت جلسه می باشد نه جایگاه آن. در صورت نیاز باید موارد مهم و خط قرمزهای سازمان را برای رئیس جلسه مشخص کرد تا ایشان این موارد را در نظر بگیرد.
دستورجلسه را تهیه کنید: وقتی که اهداف جلسه، حاضرین، زمان و مکان جلسه مشخص شد، شما باید دستور جلسه را تهیه نمایید. هدف از تهیه دستور جلسه شفاف کردن اهداف و شرایط جلسه بوده، تا حاضرین بر اساس آن خود را برای جلسه آماده کنند. تقریبا تمام مواردی که در مباحث قبل ذکر شد در دستورجلسه درج می شود. شما می تواندی الگوی از این مستند را از اینجا دانلود نمایید.
حاضرین را برای جلسه دعوت کنید: پس از تهیه دستورجلسه باید آن را به همراه دعوتنامه برای حاضرین جلسه ارسال نمایید. بسته به نوع جلسه، مدت زمانی که تا جلسه فرصت می باشد و جایگاه حاضرین می توان از روشهای متفاوتی برای این کار استفاده کرد. توصیه می شود حتی اگر دستورجلسات و دعوتنامه برای فردی به صورت فیزیکی ارسال می شود نسخه الکترونیکی آن نیز از طریق ایمیل ارسال گردد. سعی کنید از مشاهده دعوتنامه توسط حاضرین اطمینان حاصل کنید. برای اینکار می توانید از امکانات نرم‌افزارهای ارسال ایمیل و یا تایید تلفنی استفاده کنید.
آماده سازی تجهیزات جلسه: یکی از شرایط موثر بودن یک جلسه استفاده مناسب از ابزار مناسب است. به غیر از کامپیوتر که برای نمایش اطلاعات از آن استفاده می شود و در حال حاضر بسیار هم معمول است، شما می توانید بسته به نوع و شرایط جلسه از ابزارهای الکتریکی دیگر و حتی غیر الکتریکی نیز بهره ببرید.
ابزارهای الکتریکی
- کامییوتر
- دستگاه ضبط صدا( که اینجانب به شدت روی این ابزار تاکید دارم)
- تجهیزات پخش صدا و تصویر
ابزارهای غیر الکتریکی
- استیکی نوت (Sticky Note)
- دفتر یادداشت
- وایت بورد
- شیشه
- نوشت افزار
