ه‍.ش. ۱۳۸۹ آذر ۱۸, پنجشنبه

طوفان مغزی(Brainstorming):

در بسیاری از پروژه‌ ها شما ناگزیر به جمع آوری اطلاعات هستید، پروژه های بهبود فرایند، تولید نرم افزار، بهبود کیفیت و …. خب چگونه این اطلاعات را جمع‌ آوری می کنید؟ با مصاحبه؟ با پرسشنامه؟ با …؟ مطمئن هستم شما اسامی تعداد زیادی تکنیک جمع آوری اطلاعات را شنیدید، در مورد بعضی‌ هاشون مطالعه کردید، و از تعدادی از آنها استفاده کردید و شاید الان هم فکر می کنید که یکی می خواهد در مورد تکنیک های جمع آوری اطلاعات صحبت کند و کلی مطالب تکراری را که براحتی در اینترنت قابل دستیابی است، تکرار کند. خوب شاید حق با شما باشد! اما من تلاش می کنم که در این مطلب و شاید سلسله مطلب نکات کاربردی و تازه‌ ای در مورد تکنیک های جمع آوری اطلاعات ارائه بدهم و نظر شما را عوض کنم. امیدوارم که موفق شوم! برای اولین مورد طوفان مغزی را انتخاب کردم

طوفان مغزی(Brainstorming): قوانین این نوع جلسات را، مانند نقد نکردن نظرات دیگران، برتری کمیبت به کیفیت را حتما می دانید، اگر هم نمی دانید می توانید با یک جستجوی ساده حتی در مطالب فارسی اینترنت پیدا کنید. من در اینجا یکسری نکات را که فکر می کنم توجه به آنها در کنار اطلاعات شما می تواند به فرایند جمع آوری اطلاعات کمک کند را ذکر می کنم.

طوفان مغزی

مراقب هزینه ها باشید: بسیار خوانده‌ اید که جلسات طوفان مغزی محلی برای بروز ایده ها می باشد و نباید جلسه به صورتی برگزار شود که افراد نتوانند نظرات خود را ارائه دهند. بله! من هم با این مطالب مخالفتی ندارم اما اینها باعث نمی شود که جلسه از هدف تعیین شده دور شود. درست است که نباید نظرات را نقد کرد اما نباید اجازه داد که در جلسه ای برای پیدا کردن راه حل مناسب برای استخدام نیروهای جدید ایده برگزای دوره های ورزشی برای پرسنل مطرح شود و تازه به خاطر جذاب بودن این ایده، ایده های دیگر هم از این نوع مطرح شود. حالا بیا جلسه رو از بحث شاد و جذاب کردن محیط کار به موضوع استخدام نیروهای جدید برگردان. در مطلبی به عنوان غول هزینه ساز، جلسات بی فایده به شفاف بودن هدف جلسات تاکید کردم و در تجربه یکم آن مطلب تجربه ای از یک جلسه طوفان مغزی ناموفق ارائه کردم. حتما بخوانید! از آنجا که معمولا جلسات طوفان مغزی با افراد زیادی تشکیل می شود، هزینه های زیادی هم به سازمان تحمیل می کند. پس با ظرافت مدیریت کنید، تا از هزینه ها مراقبت شود. مثلا زمانی که ایده های نا مرتبط مطرح شد، می توانید به بهانه مرورکردن ایده های مطرح شده به طور غیر مستقیم هدف جلسه را بیان کنید! یا می توانید هدف جلسه را درشت روی چندین کاغذ نوشت، و به در و دیوار اتاق جلسه چسباند!


ابزار بصری را فراموش نکنید: شاید جلسات طوفان مغزی را در دیده باشید که پشت یک میز عریض و طویل برگزار می شود و همه نظرات خود را اعلام می کنند و یک نفر-شاید دبیر جلسه- آنها را یادداشت می کند و ادامه ماجرا. یکی از فواید طوفان مغزی این است که افراد می توانند نظرات دیگران را کامل کنند-کامل کنند نا نقد و ارزش گزاری- اگر این مطالب در طی جلسه جلوی چشم نباشد این مزیت را از دست می دهید، Sticky Note، وایت بورد، اگر اپراتور سریع و پرژکتور دارید نرم‌افزاهای تخصص مدیریت طوفان مغزی هم می تواند مفید باشد. من استیکی نوت های رنگی و وایت بورد را ترجیح می دهم.

محیطی مناسب: توصیه می کنم جلسات طوفان مغزی به صورت خودمانی برگزار شود، یعنی حاضرین راحت بنشینند، اگر امکانش هست صندلی راحتی، چای و قهوه در سترس باشد، بعض‌ها هم مثل من دوست دارند روی زمین بنشینند، جایی برای قدم زدن افراد داشته باشید، هوای اتاق جلسه مطبوع باشد،پنجره ای که افراد بتوانند کنارش سیگار بکشند هم توصیه می شود.


ورود مدیران ارشد ممنوع: یکی از موانع برگزاری موفق جلسات طوفان مغزی مدیران ارشد می باشند که با حضورشان باعث می شوند که جلسه کارایی که باید داشته باشد را از دست بدهد. خیلی ها ترجیح می دهند نظر مدیر را تایید کنند تا نظر دیگری بدهند!

بعضی مدیران نمی توانند نقد نکنند و فراموش می کنند در چه جلسه ای هستند و بر حسب عادت نظرات افراد مختلف را به چالش می کشند که این با روح این جلسات در تضاد است. بعضی وقتها هم حضور خود مدیر به تنهایی باعث می شود راحتی جلسه از بین برود. اما اگر مدیر، مدیریتش را پشت در اتاق جلسه رها کرد، قدمش روی چشم!

طوفان پیش و پس از جلسه از دست ندهید: شما می توانید طوفان مغزی را پیش از جلسه، با استفاده از برنامه های اینترنی مانند شیکه های اجتماعی آغاز کنید و اگر مجبور نیستید پس از جلسه طوفان مغزی به سرعت نتیجه گیری کنید، طوفان را با پس از جلسه ادامه دهید. با این روش شما فرصت خود را برای جمع آوری اطلاعات- که در این گونه جلسات از نوع ایده می باشند- را گشترش داده اید. همیشه این امکام وجود دارد که مطلبی پس از جلسه به ذهن کسی خطور کند و شاید این ایده، بهترین باشد، پس از دستش ندهید.

خب، آیا نظرتان عوض شد یا همچنان این مطالب را تکراری می دانید!

نویسنده : مهدی عرب عامری

هیچ نظری موجود نیست:

ارسال یک نظر